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信贷档案 - 2

高速扫描流水线

多年专注信贷档案管理领域，探索出来一套行之有效的作业流水线，实现档案纸质高速扫描自动化，显著提高扫描工作效率。每条流水线配备接收核查、扫描、装订上架等3名工作人员，每天可完成扫描20,000-30,000档案页。

标准化业务流程
可连续扫描上千页
双面自动扫描
极少出现扫描卡纸
同时扫描多份档案
扫描件一键全部上传

60 %+

效率提高

档案移交和接收

规范档案整理制度，贷前档案的移交和接收，各环节启动审核机制并签名。

数字档案扫描作业

实现高速扫描自动化，流水线的作业模式，减少了人为工作量，显著提高工作效率。

档案装订和上架

使用自动装订机，不费力气装订档案。一键直接打印档案盒正面、侧面信息。

匹配档案目录

智能匹配相应的档案目录，不需要人为调整对应的文档，提高工作效率。

智能检测空白页

对半透明纸质透色、背面粘墨、仅有打孔等智能识别，减少人工检查时间。

文档自动上传

整个档案所有扫描文档一键上传，不需要按目录一一上传，提效工作效率。

位置自由摆放

档案上架按照一定规则自由摆放，摆放的位置自动定位。

信贷档案 - 7

管理制度(蓝本)

在实施时以此制度为蓝本，结合用户单位实际情况进行完善。如有政策上的变动，将在售后服务中继续完善。

第一章总则+

第一条为加强全辖信贷档案管理，实现档案管理集中化、系统化、规范化，提升档案质量，实现档案管理集中化、系统化、规范化，提升档案质量，更好地服务于信贷资产管理。根据《贷款档案管理实施细则》，结合XXX单位的实际情况，特制定本操作规程。

第二条信贷档案是指在办理信贷业务过程中形成的用以记录和反映信贷业务全过程及与信贷客户关系的重要文件、凭证和图表、声像等资料。主要由客户的基础资料、信贷业务中的相关合同契约和信贷管理资料等组成。

第三条信贷档案管理系统是指为方便信贷档案电子化管理，用于储存信贷档案电子文档，管理信贷档案纸质资料，方便信贷档案远程查阅而开发的管理系统。

第四条信贷档案集中管理是指将原分散在各信用社，由各信用社各自保管的信贷档案资料，集中归集到联社档案管理中心进行保管。各信用社在需要使用信贷档案时，通过信贷档案管理系统进行查阅、打印或向档案管理中心借阅。

第五条信贷档案集中管理的范围包括表内信贷档案、表外信贷档案，均指二级档案资料。对于抵押物他项权证、产权证明书、保险单、质押权利的证明、有价单证等列为一级档案的重要物品则按照《社贷款档案管理实施细则》的规定管理，应移交会计部门入库保管，纳入表外科目核算，不移交到档案管理中心集中管理，其复印件作为二级档案，实现集中管理。

第六条信贷档案集中管理遵循以下基本原则：

1、科学管理在信贷档案集中管理过程中，要按照统一的、规范的操作流程和标准进行。同时做好防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗、防高温、防强光“八防”工作，防范信贷档案可能造成毁损和散失风险。

2、明确职责是指在信贷档案的收集、整理、归档、保管、移交、维护、查阅、借阅、销毁等过程中，要建立明晰的交接手续，明确各自的责任，确保档案资料的安全性和完整性。

3、严格保密信贷档案涉及国家、信用社和客户的秘密，档案管理人员、调阅人员和其他相关人员均需严格执行保密制度。

4、有效利用通过集中管理，借助信贷档案管理系统，提高档案查阅和管理效率，有效节省资源。

第二章职责和分工+

第七条明确区分信贷档案管理的主体责任、保管责任、监管责任和经办责任。信用社对信贷档案管理承担主体责任，档案管理中心对信贷档案管理承担保管责任，授信管理部对信贷档案管理承担监管责任，信贷档案在流转过程中，经办人员对信贷档案管理承担经办责任。

第八条第八条信用社职责

1、对信用社发生的信贷业务，经办信用社对其信贷档案承担主体责任，集中管理后，不改变信用社对信贷档案的权属。

2、信用社负责收集信贷资料，按照业务规范进行整理，在规定时间内及时移交至档案管理中心集中管理。

3、信用社对信贷档案资料的真实性、完整性、有效性负责。在移交至档案管理中心集中管理前，负责对信贷资料的收集、整理和保管，移交至档案管理中心集中管理后，负责按照动态管理的要求，对信贷档案贷后资料进行补充和更新。

4、各信用社每年应至少组织一次对信贷档案进行全面自查，主要检查档案资料是否及时整理归档，补充资料是否及时收集移交，存量资料是否完整齐全。

第九条档案管理中心职责

1、档案管理中心对信贷档案管理承担保管责任，负责代理各信用社行使保管档案资料的职责。

2、档案管理中心负责接收信用社移交保管的信贷档案资料，并对资料整理的规范性进行审核，对移交清单与移交物品进行核对，对符合整理规范，表实相符的进行接交签收，，不符合整理规范或表实不符的，退回信用社重新整理移交。

3、按照信贷档案管理规范将纸质档案整理入库，图像资料扫描上传信贷档案管理系统。

4、负责信贷档案和信贷档案管理系统的日常维护，确保信贷档案查阅、借阅方便、快捷。

5、对信贷档案的移交、借阅、补充、归还情况进行登记，按要求及时敦促档案及时入库归档。

6、档案管理中心每年应至少组织一次对信贷档案保管情况进行自查，重点检查防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗、防高温、防强光“八防”工作。如有发现破损、虫蛀等情况应及时进行修补和复印，并向授信管理部报告。

第十条联社授信管理部职责

1、联社授信管理部负责对全辖信贷档案管理情况进行监管。

2、负责监督各信用社信贷档案是否及时移交及补充，档案资料是否完整，移接交手续是否完备。

3、负责对信贷档案查阅、借阅、变更等权限的设置和审批。

4、对各信用社信贷档案管理情况进行监督和检查，对档案管理中心信贷档案保管情况进行指导和监督。

第十一条信贷档案在流转过程中，按照“谁经办、谁负责”的原则，即信贷档案在谁手中，由谁对档案资料的安全性、完整性和真实性负责。

第三章信贷档案的整理+

第十二条信贷档案整理

1、按照一个借款合同一个信贷档案的原则进行整理，同一借款人有多个借款合同的，按多个信贷档案整理。基础资料相同的，按照档案个数进行复印后归集到每一个信贷档案内，使每一个档案均具有独立的、完整的贷款资料。借款合同以信贷系统借款合同为准，即信贷系统中的一个合同号对应一个信贷档案。

2、根据借款人性质，区分自然人、企事业、按揭三种情况，分别使用《自然人贷款二级档案资料清单》（附件1）、《企事业贷款二级档案资料清单》（附件2）、《按揭贷款二级档案资料清单》（附件3），按照各自的目录顺序，将档案资料逐页整齐摆放。（附件1、2、3合并简称为《档案资料清单》）

3、整理时须拆封原档案包装，拆除所有装书订、装订线和其他装订设施，使档案资料每一页均自然独立。

4、资料每页内容方向要求正面向上、向左对齐。小于A4纸的资料左对齐、横向、对中摆放。

5、凡属于以下情形的，一律采用复印的方式，将复印件按目录要求摆放，交将原件放在档案的最后面，以借款合同为分界，即借款合同在第一位置，其他资料放置于合同之后。

(1)、法律规定不能拆订的，如合同、公证书等资料。

(2)、法律规定不适合装订的，如催收通知书，收息凭证等资料。

(3)、有效文字、签字、盖章在装订线范围以内的资料文本（距页面左边1.5cm范围内）。

(4)、不规则手写纸、过薄纸、小尺寸纸会造成高速扫描仪卡纸、漏扫风险的资料。

(5)、大于A4的资料文本，需把原件进行缩印，缩小为A4纸格式。若在同一份资料中含有少量大尺寸纸张资料（A3格式内），且其他资料无需进行复印的情况下，可根据实际情况不进行复印处理，但在整理时需确保大尺寸纸张折叠以及装订的合理性。

(6)、其他原因导致不适宜装订的资料文本。

6、资料复印要求内容清晰、居中、端正，以提高查阅效果。

7、原件不宜装订而进行复印处理的资料，需在目录清单上“原件附后”一列进行标注，确认原件移交情况。

8、《档案资料清单》填列要求：

(1)、档案资料仅有一面有内容，另一面空白按一页计算，双面有内容按两页处理。

(2)、对A3规格等较大纸张按一页处理。

(3)、在《档案资料清单》的电子文档Excel表格上填写页数，打印一式两份，由整理人、复核人签名，并放置在档案的最前面。其中一份移交后留存在档案内，另一份由档案管理中心人员签收后退回移交人，作为确认移交档案的依据，以厘清移交人和接交人的责任。

第四章信贷档案的移交+

第十三条信贷档案移交

1、信用社将需进行移交的档案整理后，填列《贷款二级档案交接清册》（见附件4），并进行打包编码排号封签后，送至档案管理中心进行交接。

2、档案管理中心人员对移交的档案资料进行清点、交接，双方签置《贷款二级档案交接清册》和《档案资料清单》确认后把信用社移交的信贷档案放入档案管理中心临时档案室进行保管。

3、档案管理中心对各信用社移交的档案按时间顺序对每一个信贷档案进行归档入库。

第五章信贷档案的归档和保管+

第十四条信贷档案归档

1、档案管理中心人员负责对各信用社移交的档案进行归档、入库。

2、具体流程为：信贷档案信息录入→打印档案二维条码→在《档案资料清单》首页粘贴档案条码→对档案资料逐页进行扫描→在档案管理系统对档案图像资料进行编辑→对图像资料进行建档归档→纸质档案装订→纸质档案装盒→纸质档案入库。

3、档案管理中心须在信用社将信贷档案移交后的10个工作日内，完成信贷档案的归档入库工作。

第六章信贷档案的补充和变更+

第十五条信贷档案补充

1、信贷档案补充是指在信贷档案移交并归档入库后，有新的档案资料需要补充至信贷档案及信贷档案管理系统中等的情况，如增补贷后检查资料等。

2、信用社将需补充的资料进行整理后，填制《贷款二级档案交接清册》、《档案资料清单》，打印一式两份，将档案补充资料、清单及清册移交至联社档案管理中心。《档案资料清单》，打印一式两份，将档案补充资料、清单及清册移交至联社档案管理中心。《档案资料清单》应逐份放置于增补资料的最前面。档案管理中心接到各信用社的档案补充资料、清单及清册后，档案管理人员需对其进行清点核对，经核对无误后，在清册、清单上签名，一份留存保管，一份归还信用社保管。

3、档案管理中心对各信用社移交的档案补充资料按时间顺序进行归档入库，归档时以《档案资料清单》为首，将补充的资料放置在原纸质档案之后，多次补充的，按补充时间先后依次排放。

4、档案管理中心须在信用社将信贷档案移交后的10个工作日内，完成信贷档案的归档入库工作。

第十六条信贷档案变更

1、信贷档案变更是指在信贷档案移交并入库后，原档案资料或数据有误或更新，需要对该部分资料或数据在信贷档案及信贷档案管理系统中进行修改的情况。

2、信贷档案资料变更时参照信贷档案资料补充的方式，将需修改的档案资料增补进信贷档案中，原则上不改动原已移交入库的信贷档案资料，特殊情况除外。

3、信贷档案管理系统数据修改。当信用社发现信贷档案管理系统中数据与实际不一致时需进行修改的，必须由信用社在信贷档案管理系统中提出数据修改申请，打印《信贷档案业务工单》(附件5)，由经办人及信用社负责人签名确认后送至档案管理中心，经授信管理部负责人签名确认并在系统审批通过后，由档案管理中心人员对数据进行修改。

第七章信贷档案的查阅和借阅+

第十七条信贷档案查阅

1、信贷档案查阅是指查阅人在信贷档案管理系统是中查阅本人或他人管理的信贷档案电子文档。包括查阅本人管理的信贷档案电子文档和查阅他人管理的信贷档案电子文档。

2、信贷档案管理系统默认查阅人具备查阅本人管理的信贷档案电子文档的权限，如查阅人违反规定查阅使用信贷档案电子文档，信贷档案系统管理员可取消其查阅的权取。

3、查阅人需查阅他人管理的信贷档案电子文档时，需在信贷档案管理系统中提出查阅申请，对属于本信用社的信贷档案，由信用社负责人审批后方可查阅，对跨信用社的信贷档案，需提出查阅申请后，打印《信贷档案业务工单》，由经办人及信用社负责人签名确认后送至档案管理中心，经授信管理部负责人签名确认并在系统审批通过方可查阅。

4、查阅后需使用纸质资料的，可由查阅人在信贷档案管理系统中打印，各信用社应谨慎使用资料打印功能，打印后的纸质资料应视同档案资料妥善保管。信贷档案管理系统将生成打印流水，记录打印人及打印时间。

第十八条信贷档案借阅

1、内部人员借阅信贷档案。内部人员需要借阅档案的，需在信贷档案管理系统中提交借阅申请，打印《信贷档案业务工单》，由经办人及信用社负责人签名确认后送至档案管理中心，经授信管理部负责人签名确认并在系统审批通过后，由档案管理中心人员凭审批后的《信贷档案业务工单》借出档案。

2、外部人员借阅信贷档案。信贷档案要严格保密，原则上不对外借阅。出现下列情况时，经审批后可予借阅。

(1)、出现经济纠纷、案件等情况，法律、法规明确规定的有权机关依法需查阅、影印时，必须持有协助查询通知书或其他有效法律文书，以及查问人工作证明。查阅时，经办信用社应有专人在场陪同，不得将原件借出。

(2)、按照上级有关通知和要求，对信贷业务进行检查，需要调离本联社借阅信贷档案的。

(3)、对外借阅信贷档案的，需经授信管理部和联社分管信贷业务副主任审批同意后，方可外借。

3、借阅的档案不得涂改、圈划、复制、拆散原装订。借阅期限最长不能超过1个月，若仍需继续使用的，必须重新办理借阅手续。

4、外借信贷档案必须填写档案外借单，登记外借人姓名、证件、外借日期、外借档案内容、外借原因及归还日期等。

第八章信贷档案的流转和交接+

第十九条新增信贷档案的流转与交接。

1、信用社新发生信贷业务所形成的信贷档案（包括新增贷款、收旧贷新、借新还旧），应在信贷业务发生之日起15个工作日内将信贷档案整理移交至档案管理中心归档入库。

2、在信贷业务发生的过程中，对信贷档案实行“一档流转”的模式，即从信贷业务发生过程中产生的所有档案资料，均归集在一个档案进行流转，对属需上报联社审批的业务，不再复印形成副档。

3、对属信用社上报联社审批业务，各信用社再报批时，需先将信贷档案进行整理并填制《档案资料清单》将档案资料和清单一并交至授信管理部，经接受人核对无误并在清单上签字确认移交，信用社及授信管理部各留一份清单。此时的《档案资料清单》为过渡交接使用，可只填列及打印档案中已有的项目部分，空白栏不可以删除，不需要将原始清单中所有项目全部打印。

4、信用社在信贷业务完成审批后领回信贷档案时，将清单带至授信管理部，双方在清单上签名确定后将信贷档案领回，信用社及授信管理部各留一份清单。

5、信用社按审批意见完善信贷手续，办理信贷业务。贷款发放后将信贷档案资料补充完整，对《档案资料清单》重新进行和对和更新后，将信贷档案移交至档案管理中心。

6、对已移交归档入库的信贷资料，若需其纸质资料，可按照查阅的权限，从信贷档案管理系统中打印使用，打印的资料，由打印人在资料上签署“与原件符合”的字样。为提高效率和避免借阅信贷档案可能造成的损毁，原则上不通过借阅已归档的信贷档案进行复印的形式，对通过打印不清晰或其他原因，确实无法满足业务办理需求的除外。

第九章信贷档案的销毁+

第二十条信贷档案保管期限。

1、信贷档案保管期限是指信贷业务结清后，该业务档案的保存时间。档案管理里人员要对信贷档案妥善保管，严格遵守保密制度，定期检查信贷档案的保管情况。

2、应永久保管的档案资料包括：

(1)、对信用社发展具有重大保存价值或可作为示范作用的信贷档案。

(2)、尚有信贷关系的档案。

(3)、对属于“账销案存”的信贷档案。

(4)、向人民法院起诉后（未结清）的档案资料。包括：借款借据、借款合同、贷款审批书、贷款催收通知书及回执、起诉书、人民法院判决（调解）书、人民法院裁定书、人民法院债权凭证等均须全部归档。

(5)、信贷档案保管登记清册、销毁登记清册及核销清册。

(6)、信贷业务各类年终报告和年度汇总报表。

3、应长期保管的档案资料包括：

(1)、信贷业务过程中形成的内部档案资料，保管期限为15年。

(2)、属国家重点建设项目、大中型建设项目及地方重点建设项目、中长期信贷业务档案从客户与信用社最后一笔信贷业务结清后次年的1月1日起，保存期限为10年。

(3)、结清全部贷款的信贷档案从客户与信用社最后一笔信贷业务结清后次年1月1日起，保管期为10年。

(4)、结清全部商业汇票承兑与贴现的信贷档案从客户与信用社最后一笔信贷业务结清后次年1月1日起，保管期为10年。

4、担保业务档案资料保管期限参照借款业务档案资料保管期限管理。

第二十一条信贷档案销毁

1、信贷档案保存期满后，若认定档案资料可以销毁时，由档案管理中心向信用社提出过期档案销毁建议，信用社根据信贷档案的实际情况，结合不同档案资料保管期限的规定，提出正式的过期档案销毁申请，经联社授信管理部及内审部审核并报联社分管信贷副主任审批后进行销毁。

2、信贷档案销毁前，信用社管户客户经理要对销毁的档案资料逐一登记造册，经信用社审批后，报联社分管信贷副主任签字确认后方可销毁。未经批准任何人不得擅自销毁信贷档案，档案销毁后资料登记清册必须永久保存备查。

3、经批准同意销毁后，信用社管理客户经理及有关人员、联社授信管理部、内审部共同派人监销，监销人员应按销毁清册上所列内容清点核对，销毁后，应在销毁清册上签字盖章，并书面将监销情况报告联社分管信贷副主任。

第十章罚则+

第二十二条对于未按本规定履行职责，造成档案销毁、遗失，及擅自销毁、擅自对外提供、涂改、伪造客户信贷档案和擅自透露客户信贷档案信息的行为，视情节轻重，按有关规定对责任人给予行政处分，责令赔偿损失，构成犯罪的依法追究刑事责任。

第十一章附则+

第二十三条本操作规程由XXX单位负责解释、修订。

第二十四条本操作规范自发布之日起开始试行。

1、附件：自然人贷款二级档案资料清单

2、附件：企事业贷款二级档案资料清单

3、附件：按揭贷款二级档案资料清单

4、附件：贷款二级档案交接清册

5、附件：信贷档案业务工单

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