简普档案信息化建设，以集中整理存量档案，查漏补缺，有效解决了存量档案资料收集保存过程中不完整、不规范等历史遗留问题，确保实物档案及时、完整、 有效归档，并制作成高质量电子档案，提升借阅及使用效率。全过程的档案收集、移交、归档、信息化管理、存放等涉及各部门的效率也依赖于档案管理的效率。档案管理软件是信息化工具，符合各行业实物档案和电子档案管理制度和操作规范，能让制度落地，实现提升管理精细度，降低人为道德风险的管理目标。档案信息化管理，让各业务管理人员能够随时查阅权限内的档案，各部门档案管理的核心资料，档案损坏、丢失及泄密都会造成重大损失。建设大集中档案室及完善的安全管理制度可保障实物档案的安全，成熟的档案管理系统可有效防范信息泄密的风险。在实际管理中发现，基础部门业务经理普遍存在合规意识不强、资料收集不规范、移交不及时、档案保管应用工作形式化等问题，原来档案分散保管的状态也存在一定档案丢失、损坏、篡改等风险，总行对档案合规及管理的检查工作必须要到各基层网点实地检查，管理时效性较差，也导致风险的累积，而上级部门检查档案需要基层网点专人送档案到各部门及库房，路途遥远耗时费力，还有交通安全风险。 “切实加强业务风险防控，提高合规管理意识”是档案信息化建设的首要目标，因此投资档案系统项目具有必要性。